Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

• Naam : Odyssey Fertility BV (“wij/we”, “onze/ons”) 
• Zetel: Bosdallaan 37, 1950 Kraainem (Belgïe)
• Ondernemingsnummer: 0772.485.234
• Website : https://www.odysseyfertility.com (de « Website »)
• Contactgegevens van onze contactpersoon voor vragen over gegevensbescherming: mevr. Jenifer King (info@odysseyfertility.com). ‍

2. Wie zijn de betrokkenen?

1. Wij verwerken persoonsgegevens met betrekking tot:

• Gebruikers van onze Website alsook onze klanten ;
• de vertegenwoordigers van onze leveranciers;
• kandidaten voor een job bij ons; 
• bezoekers van onze Website en van onze werkplaatsen; en 
• andere betrokken personen (de "betrokkenen", "u", "uw/uwe").  

2. Dit Privacybeleid (het “Privacybeleid”) is van toepassing op elke verwerking van uw persoonsgegevens door ons.

3. Wat is ons engagement met betrekking tot gegevensbescherming?

Wij verbinden ons ertoe om onze uiterste inspanningen te doen om onze gegevensverwerkingsactiviteiten in overeenstemming te brengen met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van de Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de Algemene Verordening Gegevensbescherming) (“AVG”) en de Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, zoals van tijd tot tijd gewijzigd of vervangen (de “Toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming”).

4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

1. Als u een gebruiker van onze Website of een klant bent, verwerken wij wellicht de volgende gegevens:

• Uw identificatie- en contactgegevens: naam, voornaam, adres, e-mailadres, om in te loggen op uw online account en een van onze producten te bestellen;
• Uw financiële gegevens: bankrekeningnummer, BIC-code en naam van de rekeninghouder om de financiële transactie in verband met de bestelling van een product door u te voltooien;
• Aanmeldingsgegevens bij de gebruikersaccount: gebruikersnaam, e-mailadres, wachtwoord en aanmeldingsgeschiedenis om uw account te beheren; 
• Andere gegevens en inhoud die worden uitgewisseld, meegedeeld en gedeeld tijdens het gebruik van onze producten en diensten, met name wanneer u ons feedback of suggesties stuurt; 
• Andere gegevens die door het gebruik van de (mobiele) Website worden verstrekt, zoals bezochte pagina's, uitgevoerde zoekopdrachten en gedrag op de Website, met name via cookies;
• Uw geboortedatum, uw anticonceptiemethode, indien van toepassing, uw leeftijd, uw gezinssituatie, uw levensstijl (alcohol, tabak, lichaamsbeweging).

2. Als u de vertegenwoordiger bent van één van onze leveranciers, verwerken wij uw persoonlijke identificatiegegevens, professionele identificatiegegevens en contactgegevens voor het beheer van onze commerciële relatie met onze leveranciers.
3. Als u kandidaat bent voor een job bij ons, verwerken wij uw persoonlijke identificatiegegevens, uw professionele identificatiegegevens en gegevens met betrekking tot uw beroepsleven (vaardigheden, kwalificaties, ervaring, enz.) en de persoonsgegevens die in uw curriculum vitae terug te vinden zijn, om uw profiel te beoordelen in relatie tot onze wervingsbehoeften.
4. Als u onze Website bezoekt, verwerken wij wellicht uw elektronische identificatiegegevens in geaggregeerde vorm om de frequentie op onze Website te meten, de surfervaring te verbeteren en om fraude en inbreuken op de computerbeveiliging op te sporen en te voorkomen.
5. Indien onze werkplaatsen met bewakingscamera's uitgerust zijn, zijn wij in staat toegang te vragen tot beelden van u voor zover een dergelijke toegang noodzakelijk is om ons legitieme belang bij het opsporen van overtredingen of overlast na te streven en voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving.
6. Wij kunnen ook sommige van uw persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

• het uitvoeren van interne en externe audits;
• het beheer van geschillen met betrokkenen en wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

7. Wij onderwerpen u niet aan beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die voor u rechtsgevolgen hebben of u in aanmerkelijke mate treffen.

5. In welke hoedanigheid verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens in onze hoedanigheid van verantwoordelijke voor de verwerking. In dit verband bepalen wij de doeleinden van en de middelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

‍

6. Op welke rechtsgronden verwerken wij uw persoonsgegevens?

1. Uw persoonsgegevens kunnen nodig zijn voor: 

• de uitvoering van een contract waarbij de betrokkene partij is of de uitvoering van precontractuele maatregelen die op uw verzoek zijn genomen (bv. indien u de voorlopige beoordeling van uw profiel wenst uit te laten voeren om de voor u meest geschikte vruchtbaarheidstest te bepalen, of in geval van een sollicitatie voor een job bij ons);
• de naleving van een wettelijke verplichting die op ons van toepassing is (bv. met betrekking tot boekhouding, belastingen, enz.);
• de gerechtvaardigde belangen die door ons (of door een ontvanger van gegevens) worden behartigd, op voorwaarde dat deze belangen zwaarder wegen dan uw fundamentele grondrechten en vrijheden.

2. Wij vragen uw voorafgaande, vrije en geïnformeerde toestemming voordat wij uw persoonsgegevens verwerken (bijvoorbeeld wanneer de verwerking van uw gegevens een overdracht van uw beeldrechten inhoudt of voor gevoelige gegevens in verband met uw gezondheid).
3. Het verstrekken van sommige van uw persoonsgegevens (bv. uw persoonlijke identificatiegegevens, bepaalde gezondheids- en profielgegevens, enz.) is voor ons van essentieel belang om u onze dienst te kunnen verlenen of onze activiteiten te kunnen uitvoeren. U bent te allen tijde verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid van deze gegevens. Wij kunnen niet aansprakelijk worden gesteld indien u ons onjuiste gegevens verstrekt. 
4. De mogelijke gevolgen van het niet verstrekken van uw persoonsgegevens kunnen zijn dat wij niet in staat zijn onze dienst te verlenen of onze activiteiten uit te voeren, of dat wij een of meer verplichtingen uit hoofde van toepasselijke wetgeving niet nakomen (bijvoorbeeld boekhoud- en belastingwetgeving).

7. Waar komen uw persoonsgegevens vandaan?

De persoonsgegevens die wij verwerken komen uit de volgende bronnen:

• rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer wij voor het eerst contact met u opnemen of wanneer u uw online profiel invult;
• uit publiek beschikbare informatie (op het Internet), bijvoorbeeld wanneer wij het profiel nagaan van sollicitanten voor een baan bij ons.

8. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

1. De volgende ontvangers kunnen sommige van uw persoonsgegevens ontvangen of toegang krijgen tot sommige van uw persoonsgegevens (slechts als dit nodig is voor de uitoefening van hun taken):

• onze personeelsleden belast met de commerciële en administratieve opvolging hebben toegang tot de persoonlijke identificatiegegevens (met uitzondering van gezondheidsgerelateerde gegevens), de professionele identificatiegegevens en de contactgegevens van onze gebruikers en klanten;
• onze medewerkers die belast zijn met het toezicht op onze leveranciers hebben toegang tot persoonlijke identificatiegegevens, professionele identificatiegegevens en contactgegevens van de vertegenwoordigers van onze leveranciers; 
• alleen het partnerlaboratorium dat belast is met de analyse van het door u verstrekte bloedstaal en de gezondheidsprofessional waarop u een beroep doet door een afspraak te maken via onze Website, hebben toegang tot de persoonsgegevens met betrekking tot uw gezondheid die u via uw persoonlijke account hebt doorgegeven, evenals tot de resultaten van het uitgevoerde vruchtbaarheidsonderzoek. De door het laboratorium verkregen resultaten worden rechtstreeks en automatisch op uw persoonlijke account overgeschreven, zonder enige tussenkomst van onze kant;
• onze juridische adviseurs en advocaten hebben toegang tot bepaalde persoonsgegevens van de betrokkenen in het kader van een mogelijke herstructurering van onze activiteiten of de behandeling van rechtsgeschillen.

2. Wij vertrouwen de verwerking van sommige van uw persoonsgegevens alleen toe aan onderaannemers (laboratorium, postdiensten, ...) voor zover dat nodig is voor de uitvoering van hun taken en in overeenstemming met onze schriftelijke instructies en de Toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming.

9. Hoe beheren wij onze verwerkers?

1. Wij nemen passende maatregelen om ervoor te zorgen dat onze verwerkers uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de Toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming.
2. Wij zien er tevens op toe dat onze verwerkers zich er onder meer toe verbinden uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van onze instructies te verwerken, geen andere verwerkers te betrekken zonder onze toestemming, passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau van uw persoonsgegevens te waarborgen, ervoor te zorgen dat personen die gemachtigd zijn om uw persoonsgegevens in te zien onderworpen zijn aan een vertrouwelijkheidsplicht, uw persoonsgegevens aan het einde van hun dienstverlening terug te zenden en/of te vernietigen, audits uit te voeren en ons bij te staan bij het vervullen van verzoeken met betrekking tot de uitoefening van uw rechten inzake gegevensbescherming.

10. Waar verwerken wij uw persoonsgegevens?

1. Sommige ontvangers van persoonsgegevens kunnen bedrijven zijn waarvan de zetel gevestigd is in een land van buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) of die persoonsgegevens verwerken vanuit een land buiten de EER.
2. In het geval dat uw persoonsgegevens worden overgedragen naar landen buiten de EER, zullen wij zorgen dat de volgende maatregelen worden genomen:

• een op grond van artikel 45 van de AVG besluit werd genomen door de Europese Commissie waarbij het land waarnaar de persoonsgegevens worden doorgegeven geschikt wordt verklaard en de doorgifte valt binnen de werkingssfeer van die beschikking; 
• wij hebben met de ontvanger van de persoonsgegevens een contract gesloten waarin de standaardbepalingen inzake gegevensbescherming, zoals goedgekeurd door de Europese Commissie krachtens artikel 47 van de AVG, zijn vastgesteld; of;
• in geval van doorgifte naar de Verenigde Staten geniet de ontvanger van de persoonsgegevens van een certificaat met betrekking tot het EU-US Privacy Shield programma opgelegd krachtens artikel 45 van de AVG en de doorgifte valt onder het toepassingsgebied van het EU-US Privacy Shield programma.‍

11. Wat zijn de toepasselijke bewaartermijnen?

1. Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
2. Wij bewaren facturen en andere boekhoudkundige documenten (die sommige van uw persoonsgegevens kunnen bevatten) gedurende een periode van zeven (7) jaar vanaf de uitgiftedatum in overeenstemming met de boekhoudwetgeving. Deze boekhoudkundige documenten kunnen, indien van toepassing, bepaalde persoonlijke identificatiegegevens, professionele identificatiegegevens en contactgegevens bevatten.
3. Wij gebruiken tevens de volgende criteria om de bewaartermijnen van persoonsgegevens te bepalen rekening houdend met de context en het doeleinde van elke verwerking:

• de datum van onze laatste contact;
• veiligheidsredenen (bv. de veiligheid van onze informatiesystemen of de bescherming van gevoelige gegevens zoals gegevens met betrekking tot de gezondheid);
• elk huidig of potentieel geschil met een betrokkene;
• elke wettelijke verplichting om persoonsgegevens te bewaren of te wissen (bv. een bewaarplicht opgelegd door boekhoudkundige of fiscale wetgeving). ‍

12. Cookiebeleid

1. Een cookie is een klein bestand dat door een server wordt opgeslagen in de terminal van een gebruiker (computer, telefoon, enz.) en dat wordt geassocieerd met een webdomein (d.w.z. in de meeste gevallen met alle pagina's van een enkele website).  Dit bestand wordt automatisch teruggestuurd bij volgende contacten met hetzelfde domein.
2. Cookies hebben vele toepassingen: ze kunnen worden gebruikt om uw klant-ID bij een handelssite te onthouden, de huidige inhoud van uw winkelmandje, de taal waarin de webpagina wordt weergegeven, een identificatiecode waarmee uw navigatie kan worden getraceerd voor statistische of reclamedoeleinden, enz. Sommige van deze toepassingen zijn strikt noodzakelijk voor de functies die uitdrukkelijk door de gebruiker zijn gevraagd of voor het tot stand brengen van communicatie en zijn dus vrijgesteld van toestemming. Sommige van deze toepassingen zijn strikt noodzakelijk voor de door de gebruiker uitdrukkelijk gevraagde functionaliteiten of voor het tot stand brengen van de communicatie en zijn derhalve vrijgesteld van toestemming. Andere, die niet aan deze criteria voldoen, vereisen de toestemming van de gebruiker alvorens te lezen of te schrijven.

‍

3. Op onze Website gebruiken wij cookies die geplaatst worden om de gebruiker van de Website te authenticeren. Wij gebruiken ook cookies die essentieel zijn voor de navigatie op onze Website of die strikt noodzakelijk zijn voor de levering van een specifiek door u gevraagde dienst. 
4. Wij gebruiken ook analytische cookies, die worden gebruikt om informatie te verzamelen over uw gebruik van de Website, om de inhoud ervan te verbeteren, deze meer op uw behoeften af te stemmen en de bruikbaarheid ervan te vergroten. 
5. Wij bieden u steeds de mogelijkheid te kiezen of u al dan niet wilt dat deze cookies worden gebruikt wanneer u onze Website bezoekt. Het weigeren van het gebruik van bepaalde cookies kan het gebruik van de Website en de functies ervan bemoeilijken of onmogelijk maken. 

13. Wat zijn uw rechten?

1. Onder voorbehoud van de Toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming beschikt u over het recht op informatie, het recht van inzage tot en rectificatie van uw persoonsgegevens en het recht op gegevenswissing, het recht van bezwaar tegen en van beperking op de verwerking van uw persoonsgegevens, het recht op de overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens en het recht om uw toestemming in te trekken.
2. Hieronder vindt u een tabel die elk van uw rechten in meer detail beschrijft:

‍

3. Gelieve verzoeken met betrekking tot uw rechten als betrokkene door te sturen naar onze contactpersoon voor vragen over gegevensbescherming wiens contactgegevens hieronder zijn opgenomen. Wij zullen trachten aan uw verzoek te voldoen zodra dit redelijkerwijs mogelijk is en altijd binnen de tijdperken die conform de Toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming zijn vastgesteld. 
4. Wij kunnen u, bij twijfel over uw identiteit, om een identiteitsbewijs vragen om ongeoorloofde toegang tot uw persoonsgegevens te voorkomen.

14. Welk niveau van veiligheid bieden wij?

1. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om een veiligheidsniveau te waarborgen dat in overeenstemming is met de risico's die verbonden zijn aan de verwerking van uw persoonsgegevens. 
2. We volgen de beste praktijken in de sector om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet per ongeluk of onrechtmatig worden vernietigd, verloren, gewijzigd, op ongeoorloofde wijze openbaar gemaakt of op ongeoorloofde wijze toegankelijk worden gemaakt.
3. Zowel op technisch als op organisatorisch niveau worden de nodige maatregelen getroffen om een adequaat beveiligingsniveau te bieden.
4. Betalingsgegevens worden door Shopify verwerkt en zijn altijd beveiligd in overeenstemming met standaard encryptiemethoden die algemeen gebruikt worden om gevoelige financiële informatie te beschermen. Shopify voldoet aan haar eigen wettelijke verplichtingen onder de AVG.

15. Hebt u vragen of klachten?

1. Als u vragen of klachten hebt over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, gelieve ze door te sturen naar onze contactpersoon voor vragen over gegevensbescherming wiens contactgegevens zijn opgenomen in het Privacybeleid.
2. U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/contact. ‍

16. Slotbepalingen

1. Wij behouden ons het recht voor om het Privacybeleid van tijd tot tijd te wijzigen. We zullen u op de hoogte stellen van wijzigingen die wij aanbrengen aan het Privacybeleid.
2. In geval van tegenstrijdigheid of onverenigbaarheid tussen een bepaling van het Privacybeleid en een bepaling van een ander beleid of document met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, zal de bepaling van het Privacybeleid prevaleren.
3. Elk geschil met betrekking tot of in verband met de vorming, interpretatie, uitvoering of beëindiging van de Privacybeleid of het contract tussen de partijen zal worden beslecht in overeenstemming met de Belgische wetgeving en zal onderworpen zijn aan de exclusieve bevoegdheid van de bevoegde rechtbank voor het arrondissement waar onze maatschappelijke zetel zich bevindt. 
4. Indien een bepaling van het Privacybeleid nietig of onwerkzaam wordt bevonden, wordt deze geacht ongeschreven te zijn, zonder afbreuk te doen aan de geldigheid van de overige bepalingen van het Privacybeleid of enig contractueel document tussen de Partijen. Voor zover mogelijk zullen de partijen de ongeldig verklaarde bepaling te goeder trouw en overeenstemmend met dezelfde geest vervangen.